A reunião de trabalho do último dia 10/03 da Comissão Permanente de Tomada de Contas do Conselho Regional de Medicina Veterinária de São Paulo (CRMV-SP) foi bastante especial. “Estamos encerrando um ciclo”, comentou animado o presidente da Comissão, Martin Jacques Cavaliero, ao final do dia de atividades, as últimas realizadas com as pilhas de processos em papel.

O encerramento das análises de 2022 deixou para trás não só as 395 pastas referentes à movimentação financeira do Conselho no ano, mas também os vários procedimentos manuais necessários para a tomada de contas, totalmente digitais a partir do exercício de 2023.

Isso foi possível devido à aquisição pelo Regional da Solução Integrada de Gestão (SIG CRMV-SP), sistema criado pela empresa Implanta Informática para a gestão digital de todas as atividades da autarquia no Estado.

A partir de sua implementação, a empresa também desenvolveu uma ferramenta específica para a realização dos trabalhos da Comissão, cuja função é o exame de todas as contas do CRMV-SP, por meio da análise dos balanços e do relatório contábil da entidade.

Novo conceito

“A mudança é um divisor de águas. O trabalho no sistema digital garante, em primeiro lugar, uma grande economia de custos, pois deixaremos de utilizar material impresso e de necessitar de locais para o armazenamento da papelada. Mas teremos ainda um ganho enorme no que diz respeito à agilidade na tomada de contas, assim como à funcionalidade, sustentabilidade e rastreabilidade”, afirma o presidente da Comissão.

Segundo Cavaliero, a migração para ferramenta digital agrega também um novo conceito ao trabalho, que passa a ter como parâmetro os eventos financeiros, e não os fornecedores. “Esse é outro elemento facilitador, que traz mais condições de controle para as atividades, já que desse modo poderemos analisar os processos financeiros depois de encerrados”, ressalta.

De acordo com a Lei 4.320/64, que regulamenta a Execução Orçamentária, é necessário o cumprimento de três fases para a finalização de um processo: empenho, liquidação e pagamento. Por isso, a ferramenta do CRMV-SP foi estruturada atrelando essas etapas a cada evento e, ainda, para que cada etapa só possa ser iniciada quando a anterior tiver sido encerrada. 

Queda nos apontamentos

“O formato foi pensado justamente para que os processos pudessem chegar finalizados para a Comissão de Tomada de Contas”, conta o coordenador financeiro do Regional, Emanoel Coelho. Ele destaca que, com isso, já na primeira tomada de contas realizada no formato digital, que serviu de treinamento para o grupo, foi possível perceber uma sensível queda na quantidade de apontamentos, de 15% para cerca de 7% do total.

Uma diminuição decorrente, segundo Emanoel, da análise de um evento completo, que não gera dúvidas sobre os dados. E das vantagens da rastreabilidade, pois no sistema é possível levantar todos os momentos do trabalho, quem fez o quê, e quando, fazendo com que seja muito fácil fazer qualquer consulta.

 “A partir de agora, com o novo método, a expectativa é que os apontamentos diminuam para no máximo 5%. Até menos”, acrescenta Cavaliero. “É um panorama muito bom, que acredito fará com que nosso modelo se torne referência para o sistema CFMV/CRMVs, e até para outros Conselhos”, anima-se.

Treinamento

A primeira experiência de trabalho com o novo sistema foi realizada em 16/02, quando teve início a tomada de contas de 2023, com a análise de 140 eventos, em uma atividade monitorada que serviu de treinamento prático para os membros da Comissão.

Segundo o gerente de relacionamento da Implanta Informática, Aroldo Zanela, a construção da ferramenta e o processo de migração resultaram de um processo de trabalho conjunto entre a empresa de tecnologia, os membros da Comissão e os representantes do setor financeiro.

O desenvolvimento da solução específica abrangeu os mapeamentos dos procedimentos feitos manualmente, e da situação ideal em termos digitais, assim como da aderência dos sistemas ao processo organizacional já estabelecido no Conselho.

“Usamos a notação de modelagem de processo de negócio (BPMN) para termos a correta compreensão desse processo organizacional”, explica Zanela. Com a participação de todos, a transição ocorreu sem resistência e com muito engajamento”, conclui.

Prioridade

Os primeiros resultados das atividades exclusivamente digitais são bastante animadores. Em relação aos quesitos economia e sustentabilidade, Emanoel Coelho observa que, só nesse início de trabalho com o sistema, deixaram de ser impressas mais de duas mil páginas. “E poderemos, ainda, solicitar a revisão para baixo do nosso contrato de impressões, pois pagamos por uma quantidade que não será mais necessária”, emenda Coelho.

O membro da Comissão Rodrigo Soares Mainardi também destaca a melhoria na agilidade. “Ficou tudo mais prático e profissional. Porque no papel, se tinha algum apontamento que precisava ser revisto, era necessário folhear todo o processo novamente. Agora, a gente vai direto ao ponto”, avalia.

E complementa: “Nosso serviço está mais preciso, e, assim, a gente pode se concentrar no que é prioridade, no mais importante”, diz Mainardi. O membro suplente Mussi Antonio de Lacerda faz coro com o companheiro de atividade. “Ganhamos, realmente, muita agilidade”, afirma.